Administrative Officer - CalFresh

Mô Tả Công Việc

A. Hành Chính

• Nhập liệu hóa đơn, chứng từ chi phí vào hệ thống phần mềm Kế toán/Quản lý nội bộ của công ty.
• Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan trọng của bộ phận: Hợp đồng, Voucher, Biên lai, Hóa đơn, chứng từ mua hàng…
• Làm việc với các cơ quan chức năng/Đoàn Thanh tra, Kiểm tra liên quan đến vấn đề VS ATTP.
• Hỗ trợ truy xuất dữ liệu từ hệ thống theo yêu cầu để xử lý các thắc mắc, khiếu nại từ khối vận hành.

B. Mua Hàng

• Tiếp nhận yêu cầu mua hàng (PR) từ khối vận hành.
• Tổng hợp và gửi đơn đặt hàng (PO) đến nhà cung cấp phù hợp với từng danh mục hàng hóa.
• Chủ động theo dõi tiến độ giao hàng, đảm bảo việc giao/nhận hàng hóa được đầy đủ và đúng hạn.
• Xử lý các đơn hàng cần vận chuyển nội thành HCM và toàn quốc: đặt dịch vụ vận chuyển, theo dõi tiến độ, báo cáo kết quả.

C. Quản Lý Thiết Bị

• Quản lý số lượng thiết bị máy móc hiện có của bộ phận (đang sử dụng, dự trù ở kho).
• Đảm bảo máy móc luôn có sẵn, đầy đủ các loại và 100% hoạt động tốt tại tất cả các chi nhánh.
• Làm việc với các nhà cung cấp/trung tâm bảo hành để sửa chữa, thay thế máy móc khi cần thiết.
• Hỗ trợ luân chuyển, thu hồi máy móc giữa các chi nhánh.

D. Các Công Việc Khác Theo Yêu Cầu Từ Cấp Quản Lý